EDM指電子文件管理，也叫圖文檔管理，或者文件管理系統，通常用于計算機科學上。
企業中不同的部門、不同的人每天都在產生文檔，這些文檔數據可分為結構性數據和非結構性數據，結構型數據是指被存儲在數據庫中，能夠通過二維表單顯示的數據，如很多企業目前使用各大應用系統，如ERP、CRM、PLM等，然而，通過這樣的方式被有效保管的數據只占企業數據不到20%。更多的非結構性數據如：技術方案、演示材料、設計圖紙、報告、照片、廣告視頻、合同、傳真、往來信函等等，然而，這些文件卻分散在服務器、員工的PC機、筆記本電腦上，缺乏統一的管理。
1、產品功能
完善、嚴密的權限控制和數據安全機制
● EDM重視企業圖文檔資源的安全管理，維護數據的安全是圖文檔最重要的功能之一，多重的安全機制確保數據的安全，使得“正確的人做正確的操作”。
● 系統對傳輸的數據進行加密。脫離EDM系統，用戶無法打開這些圖紙和文檔，加密具有獨享性；
● 服務端和客戶端雙重安全保障。本地客戶端計算機不保留任何系統中的文檔；服務器計算機的電子倉庫中，無論是目錄還是文件都采用了加密存儲的方案，用戶若不通過EDM系統則無法直接識別或提取電子倉庫中的任何文檔資料；
● 用戶在客戶端進行登錄時，需要身份驗證；在用戶空閑時，有自動鎖屏保護功能，需要正確的用戶名和密碼才能夠登錄到系統；
● EDM系統在對象權限這塊就細化為角色權限（初始權限）、定義權限、經過權限和繼承權限，擁有最完善的權限管理功能；權限設置的粒度細化到每一個文檔對象，企業管理者可對每一個產品分類，每一個目錄，直到每一個文檔進行權限的細化設置；
● PDM系統建立起基于流程的數據保護機制，各種敏感和關鍵的文檔命令有流程保護機制進行二重保障，文檔的使用處于嚴密受控狀態；
● EDM圖文檔具有回收站，保護企業遠離有意無意的數據破壞；
● EDM圖文檔擁有完善的數據備份、恢復方案。
快捷、高效、方便的數據搜索和定位技術
● EDM獨有的搜索引擎不單為零部件、圖紙、文檔等提供搜索功能，對于人員、角色、機構、項目、工作流任何對象同樣提供搜索功能。強大的搜索引擎功能把產品研發過程中的人和物等對象類型在任何需要的地方篩選出來，用戶再不用“滿世界”找資料了；
● 搜索界面以用戶熟悉的windows方式進行，每一模塊窗體都有搜索功能，資料搜索“隨時隨地”；
● 支持多種關鍵字、多種自定義條件的模糊搜索和精確檢索。用戶可以保存定義的搜索條件，方便日后工作中重新利用；
● 支持二次搜索功能。對初次的搜索結果還可以根據更細的對象屬性進行二次搜索，精確篩選出用戶所需要的資料數據；
● 對于查詢結果可以直接瀏覽、查詢屬性、定位搜索對象位置，并對搜索的文檔資源進行生命周期管理相關操作。
完善的版本管理，解決文檔版本控制難題
嚴格的文檔版本控制和管理，對圖文檔的所有操作均有記錄。確保整個項目開發進程中，圖文檔資料永遠是最新的，唯一的，杜絕文檔混亂、數據來源不清現象，嚴格劃分版本歷史，追蹤修改來源，解決版本管理不受控的問題；
可利用各種圖紙和文檔的歷史版本。用戶可以重新閱讀圖紙設計的演變歷史，重新使用舊版本中的文檔數據，充分利用企業沉淀下來的經驗財富。企業員工在工作中少走彎路，工作效益大幅提升。
標準的模板功能，推進企業各種文檔數據及業務流程的規范化
● 自定義各類文件模板，建立企業數據模板庫；
● 自定義工作流程模板，形成標準的工作流程模板庫；
● 新建數據時，直接套用模板，保障數據的時效性和規范性；
● 創建工作流程時，可以直接引用工作流程模板，啟動企業定義好的工作流程。
強大的工作流程管理，提高工作效率
EDM的工作流程管理模塊目的是推進企業管理的標準化和自動化；
工作流程管理能夠在員工之間、部門之間以及企業內部自動地實現工作的流動、文檔的流動以及任務的流動，同時提供強大的管理和跟蹤能力，幫助企業主管了解和監控工作的進展狀況和完成狀況，加快審批過程和更改過程。工作流程使 “企業規范管人”成為可能，也改善了人與人之間、部門與部門之間的信息流動效率；
系統為用戶提供方便、直觀的流程定義工具，管理人員根據企業實際流程定義不同類型的工作流程模板，如圖紙審核、ECO/ECN發布、分發等流程；
當有新的工作到達時，系統會自動提示用戶，當工作流程結束時，系統會自動發郵件或消息通知流程執行人或具體指定的通知人員。
基于流程的圖文檔修改、評審和圈閱
● 圖紙、文檔的修改可以通過流程展開，實現設計修改工作的管控。通過設置審批流程，各級主管可以對修改后的圖紙和文檔進行嚴格的評審；
● 在各種審批流程中，各級主管還可以對圖紙進行圈紅批閱；
● 圈閱內容與圖紙版本關聯保存，成為設計經驗的積累。
圖文檔變更管理，核心資料更改嚴格受控
三品EDM系統的文檔變更管理功能嚴格按照“變更管理規范”展開。文檔變更管理幫助企業的核心檔案資料在變更過程中做到“事前充分評估，事中嚴密控制，事后全程追蹤”。
系統所有圖文檔資料的變更基于嚴密的變更流程展開，只有通過企業各主管評審后的文檔才能實現真正的更改；
實施變更操作前，充分評估需要更改的圖文檔資料，獲取圖文檔更改對企業的影響范圍、影響大小。文檔的各種更改操作一目了然，在變更審核通過前可以撤銷；
具有文檔變更記錄，方便追蹤各種歸檔資料的更改歷史，全方位了解文檔如何更改演變。
與CAD系統和各種辦公軟件輕松集成
EDM提供與各種主流CAD系統進行集成的功能接口和工具，其集成的三維CAD系統包括Pro/ENGINEER、Solidworks、UG、Solid Edge、Inventor、MDT等，二維CAD系統包括AutoCAD、CAXA電子圖板、中望CAD及其他數據格式為DWG的各類CAD繪圖系統；
自動提取CAD圖紙信息。系統支持導入CAD圖紙時，自動識別和提取圖框中的屬性信息、有組裝關系的CAD圖紙，自動生成產品結構樹，匯總產品BOM明細表；
EDM提供嵌入CAD系統的在線菜單，實現在CAD系統中直接對圖文檔系統的圖紙進行檢入、檢出、工作流等操作；
EDM系統通過功能強大的圖形瀏覽器，可以瀏覽200多種文件格式的文件，除了主流的CAD數據外，還支持各種主流的Office辦公軟件，如：Word，Excel，PPT，PDF，WPS等。
（上述與CAD系統的集成功能屬于EDM產品管理版）
產品樹狀結構化管理，清晰組織管理產品關聯數據（EDM產品管理版）
● 先進的產品樹狀結構化管理，產品、零部件組成及結構科學清晰；
● 二維、三維、工藝等數據信息圍繞零部件結構進行組織，多視, 圖展示產品節點信息；
● 可以從二維、三維CAD圖紙提取相關信息生成產品結構樹，自動生成零部件的BOM明細表；
● 直觀反映零部件狀態（設計、發布、歸檔、借用、總裝、部裝、零件），直觀反映圖紙狀態（檢出、發布、歸檔、借用、流程），可以快速瀏覽任一節點的各類屬性；
● 面向客戶訂單的產品數據組織和快速變型設計；
● 圖紙版本輕松維護，可以追溯任何版本；
● 強大的3D數據管理功能，對Pro/E、UG、Solidworks等三維數據有非常專業的管理。
通過企業零部件庫及產品資料庫，實現產品快速選配（EDM產品管理版）
● 建立企業零部件庫及產品資料庫，實現知識積累；
● 通過對企業零部件庫及產品資料庫的管理維護，倡導組件化、模塊化設計，提高產品設計重用，減少零部件種類；
● 方便的產品選配功能，快速搭建新產品。
2、產品特色：
完善、嚴密的權限控制和數據安全機制
● 系統擁有七層數據安全體系, 對數據存儲和傳輸過程進行加密
● 脫離EDM系統, 用戶無法獲取企業圖紙和文檔
● 超過17種操作權限管理，用戶只有被授予正確權限才能獲取和處理相應的文檔資料
圖文檔全生命周期管理，構建集中管理、安全共享的平臺
● 涵蓋圖文檔創建、草擬、審批、發布、歸檔、變更、廢止的企業文檔全生命應用周期
● 控制到每個文檔對象的所有操作，如打印，分發，查看，編輯，文檔訂閱，文檔跟催等
● 直接在線瀏覽450多種文件格式的圖紙和各種辦公文檔，無需安裝相應的編輯軟件
● 版本管理：各種文檔的修改留下歷史，支持對各版本的查找、對比、重用處理
● 編碼管理：可自定義任意的編碼器，在圖紙、文檔需編碼的地方實現輕松編碼
強大的業務流程引擎，提高企業業務效率和內部協同能力
● 先進的基于業務驅動概念的“企業全員業務中心”，幫助全公司規范、梳理、組織、落實公司各部門內的業務
● 流程模板能夠直觀自定義，可快速搭建企業各種復雜的串、并聯審批流程
● 系統輔助統計分析，各層次主管能實時監控員工工作進度情況，讓管理精確落地
● 系統業務信息能自動推送給相關人員，讓相關人員及時完成每天的工作
文檔分類建模技術與“文控管理自動化”
● 可搭建不同類型的文檔對象，支持文檔屬性任意定義和擴展
● 能統一規范每個部門特定的、專屬的文檔類型，避免文檔創建的隨意性和無序性
● 不同類型文檔自動走不同的審批流程，并且最終自動進入歸檔目錄，無需人工干預，實現文控管理自動化
實用的郵件、消息、個人事務管理等功能，支持企業日常辦公的需要
● 郵件管理系統：既能發送和接收企業內部郵件，促進交流和工作協同；同時亦能接收Internet外網郵件（有權限管控），形成一個企業往來的郵件倉庫，方便查詢管理
● 消息推送機制：即時消息、各種提醒系統推送到每個用戶，指引用戶的工作事項
● 個人事務管理：工作看板，個人日程和員工工作計劃
類Windows風格界面以及強大的搜索、定位功能
● 系統使用類Windows友好的風格界面，簡易操作，容易上手，降低培訓時間
● 所以的數據都類似資源管理器，均以結構樹的形式展示，一目了然
● 快速索引和無處不在搜索功能，讓用戶查找數據更加便捷
● 對于數據查詢結構可以直接瀏覽屬性以及生命周期管理相關操作，也可以定位到對象所在位置
方便的集成和升級擴展
● CAD軟件集成：提供與Autocad、中望CAD、浩辰CAD等主流CAD廠家的集成，自動提取圖紙信息進入到三品EDM系統中，方便日后查找和重用
● 擴展升級方便：提供多種可配置的升級方案，EDM可以通過模塊擴充，無縫升級到PDM和PLM系統
